Вариант №39

Вопросы контрольного задания по дисциплине «Документационноеобеспечение управления».

1. Особенностиязыка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль от другихразновидностей языка и стилей речи? Охарактеризуйте основные экстралингвистическиеи лингвистические особенности документа).

2. Языковыйстандарт, его необходимость при составлении деловой бумаги и служебногодокумента. Приведите примеры языковых клише (штампов), активно используемых вдокументах. В чем проявляются стандартизация фразы и текста в документе?Приведите примеры.

План:

Часть 1.Особенности языка документов. (Чем отличается официально-деловой стиль отдругих разновидностей языка и стилей речи? Основные экстралингвистические илингвистические особенности документа)

1.1.Особенности языка документов

1.2.Экстралингвистические особенности документа

1.3. Лингвистическиеособенности документа

Часть 2.Языковый стандарт

2.1.Стандартизация лексики.

2.2. Стандартизациясловосочетаний

2.3.Стандартизация в построении предложений.

2.4.Стандартизация текста

Приложение №1

Списокиспользуемой литературы

Часть 1. Особенности языка документов. (Чемотличается официально-деловой стиль от других разновидностей языка и стилейречи? Основные экстралингвистические и лингвистические особенности документа).

1.1. Особенности языка документов.

Современный русский литературный язык,сложившийся на базе русской письменности и литературы, распадается на множестворе­чевых вариантов, обусловленных самыми различными факторами: возрастом иполом говорящих, их социальным происхождением и положением, уровнем образованияи местом проживания, професси­ей и видом деятельности. В ряду этих факторовведущее место зани­мает сфера общения, в которой оказывается человек, - чтоуместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Наша речь меня­ется взависимости от того, с кем, когда, по какому поводу и с какой целью мы говорим.Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то,что уместно». Именно поэтому в самом литературном языке имеется несколькоразновидностей, каж­дая из которых предназначена для общения в определеннойсфере деятельности человека.

В настоящее время принято разграничиватьследующие разно­видности языка: язык художественной литературы, устная разговор­наяречь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический,научный и официально-деловой).

Каждый из этих вариантов литературного языкахарактеризует­ся особой функциональной направленностью речи. Например, в языкелитературы это прежде всего создание художественных образов; ве­дущей функциейустной речи является непосредственное речевое об­щение; основная функцияпублицистики - политическое, идеологи­ческое воздействие на слушателя ичитателя; в научной речи важен обмен научной информацией; официально-деловойстиль речи суще­ствует для передачи информации на основе правовых норм в сфереорганизации и управления обществом.

Итак, официально-деловой стиль речи - эторазновидность со­временного русского литературного языка, которая реализуется всфере делового общения, а именно, в правовой, дипломатической иадминистративной общественной деятельности. Язык документов являетсяобязательной и необходимой частью официально-деловой речи, он служит деловомуобщению с помощью документов.

Языковые традиции официально-делового стиля,сформировав­шиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требова­ния ксодержанию служебного документа и его речевому оформле­нию. И прежде всего языкслужебного документа должен соответ­ствовать общим нормам современного русскоголитературного язы­ка. Например, недопустимо использование просторечных, диалект­ныхи жаргонных слов в языке документов. Особенно это относится к словам и оборотамиз криминального жаргона. В качестве приме­ра можно привести следующие частоупотребляющиеся в настоящее время слова: «беспредел» вместо «беззаконие»,«надо делиться» вмес­то «распределять», «разборка» вместо «сведениесчетов», «отмывать (деньги)» вместо «легализовать», «крыша» вместо «защита»,«кру­той» вместо «жесткий».

Деловое общение посредством документов имеет исвои специ­фические черты, влияющие на характер передаваемой информации, еесодержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенныхособенностей служебного документа, которые не­обходимо учитывать составителю.Эти особенности носят экстралин­гвистический (внелингвистический) илингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.

Рассмотрим последовательно экстралингвистическиеи лингви­стические особенности служебного документа.

1.2. Экстралингвистические особенности документа

1. Точность и ясность. Основнымтребованием к содержанию до­кумента является его максимальная точность ипонятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность пониманиясодер­жания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и авторомдокумента, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапахуправленческой деятельности.

Точность и понятность документа достигаются спомощью самых различных лингвистических средств. Но на один фактор, оказывающийсущественное влияние на процесс восприятия и понимания речи, следует обратитьвнимание.

Создавая документ как источник письменнойинформации, го­сударственному служащему необходимо помнить о разнице междуустной и письменной речью. Если вы обращаетесь к кому-то устно, вы чаще всегосразу можете оценить, как слушатель воспринимает ваши слова, как он понимает ихсмысл. Если ваш собеседник не пол­ностью понимает ваше сообщение, вы можете походу общения из­менить, перефразировать сказанное, подкрепить свою мысль жеста­ми,использовать смысловые паузы, правильно расставить логиче­ские акценты, выделивкакое-то слово, повторить часть сказанного или даже проиллюстрироватьграфически.

Если же вы обращаетесь к кому-либо письменно,передаете ин­формацию с помощью документа, то при этом нет немедленной об­ратнойсвязи или возможности изменить послание. Адресату придется самому разбирать,расшифровывать, интерпретировать вашу инфор­мацию, и он будет ее воспринимать вмеру своих возможностей, сво­его понимания. Поэтому следует всегда иметь ввиду, что документ должен составляться очень тщательно. Его автор долженпродумы­вать каждое слово, не допуская возможности истолковать написан­ноеиначе, чем задумано. Только тогда будет достигнуто адекватное восприятие ипонимание текста документа.

2. Коллегиальность, Принято считать, чтоопределяющим фак­тором при объяснении стилевых особенностей текста документа яв­ляетсястатус автора. Вне зависимости от того, кто является непос­редственным(техническим) составителем документа или его офи­циальным автором,подписывающим документ, адресантом (отпра­вителем) становится«коллективный субъект», который направля­ет свое официальное посланиетакже «коллективному адресату» (получателю). Например , коллективныйотправитель - Государ­ственная Дума или какое-либо министерствонаправляет свои реше­ния, постановления, инструкции и другие документы такжеколлек­тивному получателю - в государственные комитеты, федеральные комиссии,федеральные службы и другие государственные учрежде­ния и организации.

Однако не случайно государственный стандарттребует указания на документе его исполнителя. Автор-составитель документадолжен нести личную ответственность за представленную в нем информа­цию.

Большинство официальных документов визируется иподписы­вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это так­жеподчеркивает как коллегиальный характер документа, так и лич­нуюответственность за содержание документа каждого из подписав­ших его.

В целом в официальном документе выражаютсяинтересы обще­ственные, коллегиальные, коллективные. Автором документа явля­ется,как известно, лицо не физическое, а юридическое, коллектив­ное (организация,предприятие, учреждение, объединение и др.). В этом случае субъект действияотождествляется с собирательными существительными: дирекция, администрация,руководство, общее собрание, коллегия, ученый совет, комиссия и др.

Например : Администрация ходатайствует… Коллегиярешила… Арбитраж: не возражает.

Итак, официальным отправителем и получателемдокумента по­чти всегда являются не частные лица, а организации в целом.

3. Адресность. Другой важнойхарактеристикой документного об­щения, как отмечают специалисты, являетсяточная адресность до­кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, аконкрет­ной организации или конкретному кругу организаций, конкретнымдолжностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общаяособенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.Публицистическая статья в газете или какое-либо, например, поэтическоепроизведение, адресуются обычно всем читателям без исключения. Документ женаправляетсяпо точному адресу, конкретному лицу или ряду лиц, вопределенную организацию или учреждение.

4. Тематическая ограниченность. Существеннымфактором доку­ментного общения, влияющим на характер управленческой информа­ции,является повторяемость и тематическая ограниченность управ­ленческих ситуаций,которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и техже языковых средств для принятия конкретного решения. Всего существует около 60видов управленчес­ких документов, которые соответствуют основным деловымситуаци­ям, возникающим и существующим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды,позволяющие разре­шать более частные ситуации административно-управленческой де­ятельности.Например, у письма как вида организационно-распоря­дительного документаизвестно до 20 подвидов различных по тема­тике и предназначенных дляиспользования в различных управлен­ческих ситуациях.

5. Своевременность и актуальность. Эффективностьуправленче­ской деятельности в системе государственной власти только тогдавысока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальнаяинформация. Поэтому документ должен заключать в сво­ем содержании самую новую,важную и актуальную для организа­ции информацию. При его подготовке должныиспользоваться пос­ледние достижения науки и техники, соответствующие мировымстан­дартам и требованиям. Составитель документа должен отразить све­дения,имеющие правовую силу в настоящий момент.

Документ должен опираться на действующие правовыеакты, а не на устаревшие, потерявшие свою правовую силу.

Только при соблюдении всех этих условийорганизацией или уч­реждением будет принято оптимальное управленческое решение.

6. Достоверность и объективность. Это требование означает,что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, даватьнепредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Искажение представленной информации или проникновениев подготовительные материалы и затем в сам документ ложной инфор­мации влечетза собой принятие руководителем или организацией неправильных, поройкатастрофических решений.

Если в представленном документе составитель хотябы раз допу­стит неточность или фактическую ошибку, в дальнейшем весь мате­риал,подготовленный им, не будет вызывать доверия у адресата, а репутацияучреждения, готовившего документ, будет подорвана.

7. Убедительность. Аргументированность иубедительность ин­формации связаны с задачей побудить адресата к совершению или несовершению определенных действий. Результативность докумен­та зависит от того,насколько он обоснован. Не обязательно исполь­зовать большое количествоаргументов, важно, чтобы они были убе­дительными, не требующими перепроверки.

8. Полнота. Это требование предполагает,что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованногорешения информацию. Ее недостаточность может вызывать необходимость запрашиватьдополнительные сведения, что приведет к потере вре­мени и отразится насвоевременности принятия решения.

9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данноетребование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан­ныеэкстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текстадокумента предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов иповторов. Но в угоду краткости не­допустимо исключать из документа важныефакты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.

Итак, текст документа должен быть полным иодновременно сжа­тым - как по содержанию, так и по форме.

10. Нейтральность. Нейтральный тонизложения документа - это норма официального делового общения. Управленческаяинформа­ция - официальная по своему характеру, что свидетельствует о дело­войоснове взаимоотношений между адресантом и адресатом, под­черкивает их неличныйхарактер, наличие определенной дистанции между ними.

Кроме того, участники делового общения действуютот имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических, а нефизических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документовдолжен быть сведен к минимуму.

Именно это предусматривает формально-логическийстиль из­ложения материала, без эмоционально-экспрессивной или полити­ческойоценки ситуаций и фактов.

Нейтральный тон документа и формально-логическийстиль из­ложения материала полностью соответствуют принципу внепартийности ивнеконфессиональности самой государственной службы.

1.3. Лингвистические особенности документа

В результате многовекового развития вофициально-деловом сти­ле выработались такие языковые средства и способывыражения со­держания, которые позволяют наиболее эффективным образом фик­сироватьуправленческую информацию.

Язык служебных документов существенным образомотличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи;от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной иопределяющей особенностью языка документа явля­ется языковой стандарт.

Необходимость языкового стандарта в документеобусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности иоднозначности толкования содержания документа.

Языковой стандарт в документе проявляется:в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковыхформул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.

Деловая речь накопила огромное число проверенныхмноголет­ней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых,прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяетпишущему не тратить время на поиск опре­делений, характеризующих стандартныеситуации.

Языковая стандартизация документа существенноповышает его - информативность, заметно облегчает его восприятие и оценкуадреса­том, что способствует большей оперативности документооборота.

Количество используемых в официальных документахсловес­ных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые спе­циалистывообще не относят к творческой работе написание дело­вых бумаг, а обучениеофициально-деловому стилю связывают с со­зданием навыка автоматическогопользования формулами готового письма.

Можно привести множество примеров хорошо всемизвестных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагаетсяили осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не дают­ся; выговоробъявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется илинаправляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а невыслушивается и многие другие.

Что же такое штамп? В переводе с латинского языкаслово «штамп» stampa – печать, оттиск, инымисловами, то, что постоян­но и без изменения воспроизводится в различныхусловиях.

Говорить о наличии штампов можно по отношению клюбому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулыречевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, со­болезнования,поздравления и другие стандартные этикетные штам­пы, используемые в стандартныхситуациях.

Штамп встречается в языке художественнойлитературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольнаяберезка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна де­вица.

В публицистике употребляются такие, например,словесные кли­ше: важные события, международная жизнь, печатный орган, при­бытьс официальным визитом и др.

Часть 2. Языковый стандарт

2.1. Стандартизация лексики.

Точность, однозначность и необходимость машиннойобработ­ки официального документа предполагают использование в нем слов тольков одном из значений, принятых в официально-деловой пись­менной речи. Необходимотакже, чтобы каждому понятию соответ­ствовал только один термин. И здесь оченьважное значение имеет ис­пользование специальной лексики, или терминологии.

Термины, используемые в управленческойдокументации, мож­но разделить на несколько групп.

1. Специальная лексика, свойственная толькоканцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административногоуправления за многие столетия существования официально-делового стиля русскогоязыка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеука­занный, должный,препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п. Некоторыеиз этих слов устаревают и заменяют­ся современными эквивалентами.

2. Отглагольные существительные.

Большое количество специальных слов-терминовофициально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов:исполнение, нахождение, подписание, решение, установле­ние и др.

Среди группы специальных слов, образованных отглаголов, осо­бое место занимают существительные с префиксом не:невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. Эта группа терминов постояннодо­полняется неологизмами.

3. Специальная отраслевая терминологическаялексика.

В языке документов существует большое количествотерминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, тойпредметной области, которой посвящен документ. Эта терминоло­гическая лексикаточна и однозначна, поэтому она удобна в упот­реблении как в науке, так и вязыке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые идипломатические терми­ны, употребляемые в документах. Например, для заключениядого­вора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс,правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а длясоставления, например, финансового документа - терми­нология из этой предметнойобласти: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг,лизинг и др.

Эти термины удобны в употреблении, поскольку непредполага­ют различных толкований и способствуют точному выражению со­держанияслужебного документа.

4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленномукаким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель,наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказ­чик,посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жиз­ненных иделовых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем;заказчиком и исполнителем.

2.2. Стандартизация словосочетаний

Кроме отдельных слов, в деловой речистандартизированы и це­лостные словосочетания (языковые формулы). Широкоеупотребле­ние языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных)язы­ковых оборотов, используемых в неизменном виде, - одна из особенно­стейделовой речи.

Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческихситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретномусловосочетанию мы можем судить, о какой управ­ленческой ситуации идет речь:принимая во внимание, что в соот­ветствии с договоренностью; выражаем глубокуюпризнательность за проверкой установлено, что…

Языковые формулы - это результатунификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.Таким обра­зом, одной из функций языковой формулы в тексте документа явля­етсявыражение типового содержания.

Кроме того, языковые формулы нередко выступаюткак юриди­чески значимые компоненты текста, без которых документ не обла­даетдостаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами,определяющи­ми видовую принадлежность документа. Только по одному слово­сочетанию«контроль за выполнением возлагается на...» становится ясно, окаком виде документа говорится, - это, безусловно, какой-то из распорядительныхдокументов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартныхсловосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятияфразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то этопозволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболеесущественное.

Используя готовые клише, оперативно можетдействовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступатьв законную силу; обжалованию не подле­жит; без уважительной причины; вустановленном порядке; по исте­чении срока; единовременное пособие; подостижении восемнадцати­летнего возраста; предварительное рассмотрение идр.

Правильный выбор устойчивого словосочетания изчисла возможных определяется, во-первых, степенью его употребительности(частотности), во-вторых, степенью точности и лаконичности в опи­сании управленческойситуации, а также его грамматической пра­вильностью с учетом особенностейофициально-делового стиля. В языке документов к наиболее употребительнымустойчивым слово­сочетаниям относятся следующие виды языковых клише:

1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именноготипа с ок­раской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящиеорганы, установленный порядок предварительное рассмот­рение, оправдательныйприговор, установленный срок, юридическое лицо, неправосудные действия,вынужденные обстоятельства и др .

2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например :составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провестимероприятие, играть роль, иметь значение .

В официально-деловом языке, как и в научном стилеречи, на­блюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола(десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этомуязыковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительноговосприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается какболее значи­мая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» су­ществительноестановится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего

Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют«расщепленными» сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний мож­нообразовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм вэтих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное,и для до­кумента такой перенос является значимым: помочь - оказать по­мощь,реконструировать произвести или осуществить реконструк­цию, расследовать - пропусти расследование, проконтролировать - обеспечить контроль, содействовать- оказать содействие, оши­биться - допустить ошибку и др . Существительное вэтих словосо­четаниях выступает в документе на первый план.

3. Устойчивые словосочетания с отыменнымипредлогами, моти­вирующими действия: в соответствии с решением (приказом,распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целяхулучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан,исполнителей); по линии (профсоюза, ко­митета) и др.

Владение деловым стилем - это в значительнойстепени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержа­ние,языковые формулы обеспечивают точность и однозначность по­нимания текстаадресатом, сокращают время на подготовку текста.

2.3. Стандартизация в построении предложений.

Строгость формы, логика и стандарт прослеживаютсяв доку­менте и на уровне целостного предложения. Четкая структура пред­ложения,правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованности, которыепроявляются на уровне фразы в тексте доку­мента.

Правильный порядок слов - это когда подлежа­щее(субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое сле­дует за ним. Вофициально-деловой речи из-за нарушения правиль­ного порядка слов трудно бываетустановить, кто (или что) является субъектом действия. Например : Городс 200-тысячным населением полностью обеспечит молочными продуктами новый завод. Субъек­том действия является завод, поэтому слово «завод» должностоять в начале предложения. Правильный вариант: Новый завод полностьюобеспечит молочными продуктами город с 200-тысячным населением.

Так же в русском языке действуют определенныеправила распо­ложения слов по их информативной значимости. В письменной речи существуетспецифический принцип «линейной» подачи информации, согласно которомусначала в предложение вводится вспомогатель­ная информация, а затем основная,причем основная располагается после сказуемого.

В устной речи наиболее значимое слово выделяетсяинтонацион­но, а в русской письменной речи информационная роль слова возра­стаетк концу предложения. При составлении документа следует учи­тывать информационнуюроль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, пониманиетекста.

Например :

На основании письма заказчика незавершенный объемработ по изго­товлению опытного образца переносится на первый квартал 1999 г.

На первый квартал 1999 г. незавершенный объемработ по изго­товлению опытного образца переносится на основании письма заказ­чика.

В обоих предложениях основная информациянаходится после сказуемого, в конце предложения. Поэтому целью высказывания впервом предложении является указание срока, на который перено­ситсяизготовление опытного образца. Во втором предложении це­лью высказыванияявляется обоснование причины переноса срока сдачи заказа.

Еще одной существенной особенностью синтаксисаделовой речи является употребление однотипных падежных форм.

Употребление однотипных падежных форм при именисуществи­тельном принято называть нанизыванием падежей.

Чаще всего в текстах документов используетсяпоследовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.

Например : ...для применения мер общественноговоздействия;… в целях широкой гласности работы органов таможенногоконтроля,...

2.4. Стандартизация текста

Языковой материал, содержащийся в документе,может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) ивторичную, ориентирующую функцию (различные элементы офор­мления документа, атакже другие внетекстовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммыи т.п.).

Типы текстов документа строго стандартизированы иунифици­рованы. По мнению известного документалиста П.В. Веселова, уни­фикациятекста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономическойточки зрения: составление унифицированно­го текста требует меньше затрат трудаи времени. Составитель доку­мента, работая по образцу, получает возможностьсосредоточить вни­мание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификациядокумента оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном текстеадресат документа может сразу же вы­делить ключевые моменты сообщения (поданным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять разинтен­сивнее, чем неунифицированный).

Унификация текстов документов оправдана и справовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный"вид.

Наконец, унификация оправдана с технической точкизрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

По способу синтаксической организации речи, атакже по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделеныследующие типы текстов:

1. Связный текст с традиционной линейной записью.

Например , личное заявление: Прошу командировать меня вСанкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления сархивными материалами по теме моего исследования. Данные текстыпредставляют собой последовательность полно­стью синтаксически оформленныхчастей предложения или предло­жений, соответствующих официально-деловому стилюречи.

Связный текст, как правило, состоит из двухчастей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, вовто­рой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть(например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, за­явления- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оцен­ку фактов, выводы).

2. Связный текст с записью по трафарету.

Трафарет - традиционная линейная запись, но спробелами, ко­торые заполняются переменной информацией. Трафарет представ­ляетсобой вид формализованного текста: в нем заранее предусмат­ривается и типоваяситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковаяформа, в которой эта ситуация отображается.

Справка № _________Выдана __________

в том, что _________________________

Справка дана для представления ________

Обычно для трафарета используются разного родабланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизве­деннойна нем постоянной информацией документа и местом, отве­денным для переменнойинформации. Элементы оформления блан­ка содержат информацию о типе документа,например, «Справка...», о сфере его использования, например, "Москва" и т.п.

3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранееподготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятель­ныхпредложения. При составлении текста в виде анкеты наимено­вания признаковхарактеризуемого объекта должны быть выраже­ны именем существительным вименительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетаниемс глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете,владеете или были, находились).

Фамилия ______________

Имя __________________

Отчество _____________

Год и место рождения и т. д.

4. Текст - таблица. Таблица - это совокупностьданных, пред­ставленных в цифровой или словесной форме и заключенных в гра­фывертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таб­лицы должны иметь заголовки,выраженные именем существитель­ным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующихстраницах печатаются только номера этих граф.

В одном документе допускается сочетание текстовразных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таб­лицейили она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются текстыдокументов, определяется характером содер­жащейся в них информации.

Выводы.

ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляюти стан­дартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объе­му,внутренней структуре и внешней форме, составу и расположе­нию реквизитов. Крометого, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования кязыку конкретного доку­мента и языковому оформлению его реквизитов.

Таким образом, процесс стандартизации деловойречи охваты­вает вес уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итогескладывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый,функционально ориентированный стиль язы­ка. Неправы те, кто видит встандартизации деловой речи «обеднение» или даже «порчу»литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им впублицистике, в литературе и обиход­ном общении.

Приложение №1

Ключевые понятия

ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА - языковаяразновидность современного русского литературного языка, часть официально-деловогостиля речи, существующая для передачи служебной ин­формации посредствомдокументов.

ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА - фактическая исмысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований инеясностей.

ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - единообразныйспособ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковыхформул-клише.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА - пометка должностноголица, указывающая на особый способ введения документа в действие.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указаниеруководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - содержание документа,выраженное в краткой форме.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство// журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002

2. Делопроизводство// журнал «Ориентир» №4 2003

3. Делопроизводствона современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004

4. Приказ Министраобороны Российской Федерации №170

5. Фоков А.П.«Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

• 1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
• 2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.
• 3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• - объективность и достоверность информации;
• - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• - полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
• - нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

• - точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
• - лаконичность , краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
• - убедительность служебных документов достигается:
• - наличием достоверной информации;
• - наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
• - логикой изложения;
• - безупречностью формулировок в юридическом отношении;
• -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
• -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
• - авторам - оперативно составлять документы;
• - адресатам - облегчить восприятие документов,
• - создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

- ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.

- использование отглагольных существительных .

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
• - использование общепринятых сокращений . Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
• - использование универсальных слов с неопределенным значением ;
• - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

• 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
• 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

• 1. Определить... а)... б)... в)...;
• 2. Организовать... а)... б)... в)...;
• 3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

Теоретические основы изучения первичной и вторичной номинации как способа образования терминологии. Способы пополнения терминологической лексики. Особенности языкового оформления в интернете. Основное значение терминологии в русском и английском языках.

Нажав на кнопку "Скачать архив", вы скачаете нужный вам файл совершенно бесплатно.
Перед скачиванием данного файла вспомните о тех хороших рефератах, контрольных, курсовых, дипломных работах, статьях и других документах, которые лежат невостребованными в вашем компьютере. Это ваш труд, он должен участвовать в развитии общества и приносить пользу людям. Найдите эти работы и отправьте в базу знаний.
Мы и все студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будем вам очень благодарны.

Чтобы скачать архив с документом, в поле, расположенное ниже, впишите пятизначное число и нажмите кнопку "Скачать архив"

Подобные документы

Термин как элемент системы выражения специальных понятий. Особенности авиационной терминологии в английском и русском языках. Характеристика безаффиксальных способов образования авиационных терминов: конверсия, словосложение, аббревиатура, заимствование.

курсовая работа , добавлен 20.04.2011


Понятие и виды номинации, предмет, объект, процесс, направления и специфика. Метафора и метонимия как виды лексико-семантической номинации, их сущность и признаки. Метонимические модели в английском и русском языках. Синекдоха как разновидность метонимии.

реферат , добавлен 13.09.2009


Семантические исследования в терминологии. Язык для специальных целей. Метафора как предмет номинации лексических единиц. Терминология как основная лексическая группа в спортивной сфере. Подвижность спортивной терминологии со стилистической заменой.

реферат , добавлен 25.06.2015


Грамматическая категория вида и времени, ее особенности в английском и в русском языках. Общая характеристика видо-временных форм настоящего, прошедшего и будущего времени. Сравнительный анализ системы глагольных времён в русском и английском языках.

курсовая работа , добавлен 24.05.2013


Современные тенденции при изучении лексико-семантической группы как способа концептуализации внеязыковой действительности в формировании языковой модели мира. Особенности использования и реализации глаголов мимики и жеста в английском и русском языках.

дипломная работа , добавлен 21.06.2011


Теория термина, терминологии и терминосистемы в трудах отечественных и зарубежных лингвистов. Диахронический анализ формирования терминологии науки "Экология". Основные термины-слова и термины-словосочетания в английской и русской терминологиях.

дипломная работа , добавлен 18.10.2013


Определенность-неопределенность в русском и английском языках: значения, функции и способы выражения. Компоненты референциальных значений. Соотношение референциальных показателей именных групп в русском и английском языках (сопоставительный анализ).

дипломная работа , добавлен 06.08.2017

ВВЕДЕНИЕ

Культура речи – неотъемлемая часть личностной характеристики. А для людей, чья деятельность непосредственно связана с речевым общением, она, кроме того, является немаловажным условием их профессионального успеха.

Недостаточная речевая культура заметно снижает рейтинг делового человека, а его речевые оплошности нередко становятся мишенью для насмешек. Как показывает жизнь, это может пагубно сказаться и на оценке профессиональной деятельности человека.

Правильность, выразительность и точность речи – необходимые атрибуты общей гуманитарной культуры. В прошлом в России они вырабатывались в процессе обучения и высоко ценились.

К сожалению, в течение долгих десятилетий необходимые качества культурной речи в нашем обществе формировались в основном за счёт индивидуальных усилий и самообразования.

Результатом явилось языковое оскудение. Планка языковой культуры с годами опускалась всё ниже.

Поток жаргонизмов прорвался на страницы периодических изданий, хлынул на трибуны, проник даже на радио и телевидение. Проблемы языка вышли за рамки филологии и стали в ряд с общедуховными проблемами общества.

Вот почему сегодня их решение становится одним из условий духовного и нравственного возрождения России.

НЕКОТОРЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ И ДОКУМЕНТОВ

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля – это: точность , исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт – стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Названные черты отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: характере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т. п.

Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, просрочка, предложение и т. п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, вышеуказанный, препровождается и т. п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъёмщик, наниматель, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Фёдорова, профессор Емельянова и т. п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, невыполнение, непризнание и т. п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в силу, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно–именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, установленный порядок и т. п.).

7. «Расщеплённые» сказуемые (оказать помощь, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, расследовать и т. п.).

8. «Нанизывания» родительного падежа в цепочке имён существительных (…для применения мер общественного воздействия и т. п.).

9. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет… и т. п.).

10. Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; документация возвращена и т. п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья и т. п.).

Отмеченные выше особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией.

Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованиям логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это, прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски.

Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Хотя это может быть одно и то же слово или сочетание слов. Если в официальном письме можно « поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов неуместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором – канцелярит . Например, нельзя сказать ребёнку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»

В деловом стиле речи также нежелательно избыточное использование канцелярских шаблонов. Например, нет необходимости писать

Обязательным элементом зимнего содержания дороги является очистка её от снега .

Эту же мысль можно изложить короче и яснее

Необходимо очищать дорогу от снега .

В то же время канцеляризмы могут использоваться умышленно, со специальным стилистическим заданием, выполняя роль определённого экспрессивного средства. Этим приёмом нередко пользуются авторы художественных или публицистических произведений.

РЕДАКТИРОВАНИЕ И УСТРАНЕНИЕ ТИПИЧНЫХ ОШИБОК В ЯЗЫКЕ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Редактирование деловых бумаг и служебных документов обычно состоит из 3 этапов.

Первичное ознакомление с текстом документа . Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки.

Проверка фактического материала. На следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включённого в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.

Собственно редактирование документа. На третьем этапе проводится языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.

Полностью подготовленный текст подписывается.

В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки .

1. Неправильное использование слов-терминов. Например:

Частично доставленные заготовки зубчатых колёс не имеют маркировки и свидетелей . Прошу принять меры к обеспечению.

Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

Например:

Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлён) .

Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

Употребление архаизмов.

К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в

настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); каковой (который); уведомлять (сообщать); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

Плеоназм и тавтология .

Например:

150 рублей денежных средств

или

Следует учитывать следующие факторы .

Неразличение паронимов .

Например:

Командировочный прибыл в указанное время.

Командировочный – образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение ).

Командированный – человек, направленный в командировку (командированный специалист ).

Ошибки в употреблении синонимов.

Например:

Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.09.

В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос , а не требование .

В деловых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки.

1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частотным является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Например, нельзя писать согласно (чего?); вопреки (чего?). Следует писать – согласно, вопреки (чему?) соответствующему положению .

Следует также помнить: руководитель , (чего?) отдела, центра; заведующий (чем?) отделом; руководство (чем?) практикой .

2. Ошибки при склонении фамилии.

Следует помнить:

Не склоняются фамилии славянского происхождения на –а, -о . Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевлёнными предметами. Например: Крыса, Шило и т. п.

Не склоняются фамилии на –аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко) . Например: Шамбинаго, Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко .

Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные –а, -я . Например: творчество Пабло Неруды, фильмы Акиры Куросавы .

Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам.

Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например:

заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук .

Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.

Например:

Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно) .

В качестве сказуемых краткие формы имён прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

4. Ошибки при употреблении количественных имён числительных.

Например:

Депутат встретился с шестьюстами шестьдесят (шестьюдесятью) шестью рабочими завода.

Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

5.Нарушение правил употребления деепричастных оборотов.

1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах.

Например: Учитывая…; Принимая во внимание… и т. п.

2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в

предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.

Например:

Проработав всего 2 месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха.

Правильный вариант:

Проработав всего 2 месяца, он испортил отношения с начальником цеха .

6.Неправильное использование предлогов.

В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о

(вопрос о доверии и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о .

Например:

Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность ).

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Например:

Для определения фонды оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию.

В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно – расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты . По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года .

Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закреплённым традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане.

Искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен.

Например:

Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики) .

Изменение грамматической нормы слов, входящих в оборот.

Например:

Главный инженер явно покривил в душе (покривил душой) .

Смещение двух различных фразеологизмов.

Например:

Зачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся ).

Вставка лишнего компонента.

Например:

Отдать должную дань (отдать дань ).

Стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи.

Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается

образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишённые экспрессивности (оставлять желать лучшего, называть вещи своими именами и т. п.).

Не соответствует деловой речи такая, например, фраза:

Меньший налог – вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать .

СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ТИПОЛОГИЯ, ЯЗЫКОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились 2 новых значения:

узкое, бытовое: паспорт, удостоверение;

переносное, расширительное: всё то, что может свидетельствовать о чём-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – документ эпохи и т. п.).

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной

практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учётные документы.

Каждый документ имеет определённую текстовую форму. Различаются 5 типов записи текстов: линейная запись (автобиография, доверенность и др.), трафарет (справки, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учёту кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, постановления и др.).

ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ЗАЯВЛЕНИЕ И ДОВЕРЕННОСТЬ

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Расположение частей заявления :

наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом от или без него;

после слова заявление ставится точка, если нет предлога от ;

текст заявления пишется с красной строки;

дата ставится слева; подпись – справа.

Оформление наименования адресата :

если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, если это название должностного лица – в дательном падеже.

Клишированные формы :

просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить и т. п.)

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление и т. п.);

конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…; на основании того, что; так как...; учитывая (что?)…

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому

лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).

Расположение частей доверенности :

наименование документа пишется в центре строки;

текст начинается с красной строки;

дата – слева, подпись – справа;

под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

Клишированные формы :

Кто? + доверяю + кому? Инфинитив (получить…).

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ПРИКАЗ

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения работников и др.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.

Например: О назначении…; Об итогах… и т. п.

Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и

распорядительной.

Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части даётся пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несёт

распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет – в постановлении; решает (решил) – в решении; предлагаю – в распоряжении; приказываю – в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, решает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название коллективного органа.

С новой строки (с абзаца) следует текст постановляющей части.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и

нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщённо.

Например: Директорам заводов …

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме.

Например: Кому? Что сделать? – подготовить; организовать и т. д.

АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Контракт . К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчёты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые явления, характерные для служебных документов: употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.

Контракт или договор – соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СПРАВКИ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учёбы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает – составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении… и т. п.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию деловых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-обращение и др.);

письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось

причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:

факт напоминание – письмо-напоминание;

выражение гарантии – письмо гарантийное;

указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;

указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть

многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которое оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определённые типы коммерческих писем: письмо-запрос; письмо-извещение; письмо-ответ на предложение; письмо-отказ от поставки товара и т. п.; письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнёров.

Некоторые виды деловых писем.

Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждением. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.

Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелёгкому искусству, не зная особенностей официально-делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов – клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала (информации), а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных ситуациях деловой практики используются готовые бланки, которые необходимо только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.п. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт Основные черты официально-делового стиля:

1. Нейтральный (повествовательный) тон изложения является нормой официально-делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

2. Лаконичность (компактность, сжатость) изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

3. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.

4. Стандартное расположение материала (информации), нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише.

5. Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур.

6. Частое употребление отглагольных существительных, отымённых предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии, по вопросу и т.д.), составных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.).

7. Использование номинативных (именных) предложений с перечислением, прямой порядок слов в предложении, как преобладающий тип его конструирования, тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим.

8. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств, слабая индивидуализация стиля.

В то же время, несмотря на общность черт, каждый из жанров официального стиля имеет свою специфику. Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса законов о труде, кодекса законов о браке и семье и т.п. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан (законодательство, конституция, референдум, приговор, юрисдикция, возложить ответственность, в отмену постановления, вступить в силу, в целях содействия, довести до сведения, исполнять обязанности, органы власти, предать суду, допросить свидетелей, привести в исполнение, принятие мер, судебное разбирательство и т.д.).

Специфической является лексика и фразеология дипломатических документов как разновидности официально-делового стиля (аккредитовать, демарш, дипломатическая неприкосновенность, консульская конвенция, атташе, ультиматум, ратификация и др.). Значительная часть этой лексики имеет интернациональный характер, некоторые термины передаются как русскими буквами, так и в латинском написании (персона нон грата, статус-кво, casus belli). В языке дипломатических документов, в литературе, связанной с международными отношениями, нередко встречаются также устойчивые словосочетания с более или менее свободным значением входящих в них элементов (всеобщее разоружение, международный контроль, неприкосновенность государственных границ, укрепление мира и безопасности и др.). Дипломатическому языку не чужды некоторые элементы образности. Так, применяется в международной практике метонимическое употребление названий столиц, улиц или зданий для обозначения соответствующего государства или ведомства иностранных дел (Москва, Кремль – в значении «Советское государство», Елисейский дворец – в значении «правительство Франции» и т.д.). Языку дипломатии в целом присуща книжная, «высокая» лексика, служащая для создания известной торжественности и придания документу подчеркнутой значимости.

Другой разновидностью официально-делового стиля является служебная переписка, официальные деловые бумаги, частные деловые бумаги. Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информативной избыточности.

Деловой язык документа также характерен рядом других особенностей. В письме не должны употребляться архаизмы - слова и выражения, вышедшие из употребления (не сего года, а этого (текущего) года). Использование неологизмов и заимствованных слов должно быть оправданным - «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкого употребления. Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением (до настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно). Специфической особенностью делового языка является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами (руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.)