Умение дипломатично выходить из сложных ситуаций - ценный навык секретаря. Выдержка и самообладание помогут найти подход к руководителю и коллегам. Можно ли научиться дипломатичности или это качество, с которым нужно родиться?
Из этой статьи вы узнаете:
Среди требований к профессиональному помощнику руководителя встречаются такие термины как сдержанность, тактичность, самообладание. Всех их можно объединить словом «дипломатичность ». Его вспоминают, когда речь идет о политике и юриспруденции. В бизнес-среде эта черта характера не менее значима. Дипломатичный человек анализирует ситуацию, перед тем, как действовать. Он тактичен и объективен, умело справляется с собственной самоуверенностью, действует тонко и рассудительно.
Дипломатичность – что это : свойство характера или навык общения
Мы часто слышим, как тактичного рассудительного человека называют «прирожденным дипломатом». К таким людям причисляют успешных лидеров, наделенных обаянием, чувством юмора, развитыми волевыми качествами. Дипломатичность - это черта всесторонне развитой, зрелой личности, обладающей высоким интеллектом. Ее относят к этическим качествам и часто ошибочно характеризуют как избегание конфликтов. Истинный дипломат не прячется от проблем, а решает их по-деловому, приводя убедительные доводы и уважая противоположную сторону.
Природное обаяние - фундамент для искусства дипломатии. Человек, стремящийся овладеть им, должен не просто быть приятным и вежливым в обыденной жизни. Ему необходимо глубокое знание психологии общения. Профессионал добивается цели без малейшего давления, чувствуя собеседника. Такой навык важен для любого профессионала, в том числе секретаря, который часто становится связующим звеном между руководством и коллективом.
Трудно классифицировать как врожденную черту. Скорее это совокупность опыта и знаний, стратегия, рассчитанная на трансформации человеческого поведения.
Дипломатичность в общении : какими навыками владеет дипломат
В повседневном общении дипломатичность проявляется, прежде всего, как умение выстраивать диалог. Большинство людей довольно импульсивны и привыкли выражаться напрямик. Владеющий искусством дипломатии умеет выражать одну и ту же мысль различными способами. Выбранный способ передачи информации определяет ответную реакцию. - это умение предугадать ее.
Дипломатичное поведение укрепляет деловые и личные связи. Оно помогает обернуть любой конфликт в тему для переговоров. При этом переговоры будут взаимовыгодными.
В рабочей среде любой конфликт можно обратить на пользу его участникам. Спор становится поводом для обсуждения рабочих моментов. Когда все стороны удовлетворены принятым решением, конфликт считается исчерпанным.
В опроснике противопоставлены факторы прямолинейности и дипломатичности . Тест позволяет оценить отношение личности к окружающей действительности и другим людям. Он характеризует тактическое мастерство, которое вместе с высоким интеллектом и лидерскими качествами, является признаком дипломата.
Люди, получающие высокие оценки по данному фактору - независимы интеллектуалы со сложной натурой. Это лидеры аналитических дискуссий, личности, формирующие функциональные групповые решения.
Скачать 16-факторный личностный опросник Кеттелла с ключом
Как развить дипломатичность
Выстраивание отношений с руководством и коллегами - неотъемлемая часть работы секретаря. Конфликты и недопонимание негативно сказываются не только на обстановке в коллективе, но и на производительности труда. Длительная работа над собой поможет овладеть искусством дипломатии и избавит от многих трудностей.
Чтобы понять, что значит дипломатичность для помощника руководителя, вспомните последний конфликт с вашим начальником и попробуйте найти взаимовыгодное решение. В качестве примера предлагаем случай из практики.
Помощник нескольких руководителей: какие трудности возникнут и как с ними справиться
Валерия ГРИШЕЧКИНА,эксперт в области администрирования
В моей практике был один руководитель, который в буквальном смысле использовал меня как «подушку безопасности» в общении с руководителями других департаментов. В сложных случаях, когда моей компетенции не хватало, и я пыталась донести до него, что вопросы нужно согласовывать именно с ним, он утверждал, что я не умею договариваться. При этом все начальники изливали друг на друга потоки негатива через меня.
Чтобы развить навыки дипломатичного поведения, следуйте следующим рекомендациям :
- Не принимайте конфликты на личный счет
Спокойствие - залог дипломатичного поведения. Постарайтесь понять, чем вызвано недовольство оппонента и предложите взаимовыгодное решение. Действуйте в интересах дела, а не в пользу личных амбиций.
- Избегайте поспешных выводов
Не провоцируйте конфликт до того, как выяснили мотивацию оппонента. Почувствуйте, что движет собеседником , и только после этого выстраивайте диалог. Так вы избежите конфликта и укрепите свою репутацию рассудительного и взвешенного человека.
- Не допускайте двусмысленности
Исключите из речи выражения, допускающие двойную трактовку. Оперируйте точными фактами и проверенной информацией. Если вы недостаточно знаете собеседника, избегайте ироничных интонаций и шутливых выражений.
- Не отчаивайтесь в случае неудачи
Реакция собеседника не всегда соответствует нашим ожиданиям. Отрицательный результат - источник информации для анализа. Ключ к несговорчивому оппоненту может оказаться в самом неожиданном месте. Неудача - это подсказка, где его искать.
Считают красивым синонимом хитрости. Различие состоит в том, что дипломатичный человек способен извлечь пользу из конфликтной ситуации и найдет взаимовыгодное решение. Никто не становится дипломатом с рождения. Это тонкое искусство дается с большим трудом, но помогает всю жизнь. Найти общий язык можно с любым человеком. Попробуйте сделать это искренне, и коллеги станут единомышленниками, а руководство поможет развитию карьеры.
Варианты тестов по дисциплине
«теория и история дипломатии»
Желтым выделены те вопросы, которые не войдут в рубежную аттестацию.
Вопрос 1. Термин «дипломатия» во времена Римской империи применялся для:
Ответы: 1. Обозначения специальной деятельности по изучению архивов. 2. Имелась в виду особая деятельность при переговорном процессе в международных отношениях . 3. Характеристики деятельности по умению вести переговоры. 4. Обозначалось занятие, связанное с анализом старых договоров.
Вопрос 2. В соответствии с решениями, принятыми на Венском конгрессе в марте 1815 г. были установлены следующие общепринятые основы для дипломатической службы:
Ответ: 1. . Были установлены 4 категории представительств. 2. Были установлены 5 категории представительств. 3. Были установлены 6 категории представительств. 4. Были установлены 8 категорий представительств.
Вопрос 3. Дипломатическая служба становится отдельной отраслью государственной службы после:
Ответ 1. 1830 г. 2. 1648 г. 3. 1815 г. Ответ 4. 1702 г.
Вопрос 4. Византийские взгляды на дипломатию были заимствованы:
Вопрос 30. Что такое консенсус.
Ответы 1. Полное единогласие при принятии решения. 2. При принятии решения учитывается большинство голосов.3. Принятие компромиссного решения без голосования. 4. Решение принимается в результате голосования «выборщиков».
Вопрос. От какого слова происходит слово «дипломат»?
Вопрос. Термин «дипломат» происходит:
Ответ: 1. От итальянского слова и означает человека, занимающегося международными делами. 2. От древнегреческого слова «диплома» и буквально означает «удваиваю». 3. От древнекитайского слова и означает деятельность слуги, приближенного к императору.
Вопрос. Н.Макиавелли и его вклад в развитие дипломатии.
Вопрос. Основой Концепции внешней политики РФ от 28 июня 2000 г. являются:
Вопрос. Укажите методы сношения посла с правительством при котором он аккредитован(по Никольсону )
Ответы: 1. 1.Официальная нота; 2. 2. Вербальная нота; 3. 3.меморандум; 4. 4. Памятная записка; 5. 5. Устные представления
Вопрос. Какой язык был всеобщим в дипломатии до 18 в.?
Ответ: 1.французский; 2.латинский;3. итальянский; 4. испанский.
Вопрос. Укажите официальный язык дипломатии, который прочно утвердился с середины 18 в.
Ответ: 1. французский; 2. латинский; 3. итальянский; 4.испанский.
Вопрос. Что является источником международного права
Ответы: а) договор б) обычаи укоренившиеся в межгосударственных отношениях в) личные договоренности между руководителями государств г) пожелания граждан
Вопрос. . Какие функции призвано выполнять международное право :
Ответы: 1. Определение критериев, которыми должны придерживаться государства в различных областях международных отношений; 2. Регуляторная функция; 3. Охранительная функция 4. Совещательная фун5кция.
Вопрос. . какой положительной тенденцией обладает современно международное право: Ответы: а) усилия направлена на упрочения всеобщего мира и обеспечения безопасности народов. б) усилия направлена на обеспечения безопасности народов. з) усилия направлены на решение спорных вопросов путем вооруженных столкновений.
Вопрос. . На рубеже какого времени консулы перестают выполнять дипломатические поручения 1. XI-XVIII вв. 2.XV-XVI вв. 3.XVII-XIX вв.
Вопрос. Консульские учреждения подконтрольны 1. Министерству иностранных дел своего государства 2. Своему посольству в стране пребывания 3. Лично министру иностранных дел своего государства.
Вопрос. Важным шагом установления дипломатических отношений между государств ами является: а) признание одного государства другим б) личная просьба одного из руководителей государства 3) просьба ООН о признании
Вопрос. развитие международного института признания относится к А). XIV – XV вв. Б) конец XVI - середине XVII вв. 3) XVIII-XIX вв.
8. укажите основные формы признания Ответы:
а) признание де факто б) признание де юре в) признание "ad hoc" г) одностороннее признание. 9) признание согласно просьбе третьей стороны
Вопрос . Укажите какие классы согласно Венской конвенции 1961 г. существуют Ответы: а) класс послов и папских нунциев б) класс посланников в) класс поверенных в делах г) класс особо доверенных лиц. д) класс агентов с особыми поручениями
Вопрос . . Государство пребывания дает агреман 1. Лицу, которому оно предполагает аккредитовать как главу представительства в этом государстве. 2. Предполагаемому послу и сопровождающим его лицам. 3. Всему новому составу посольства
1. Стремитесь ли вы, критикуя, образумить пребывающих в заблуждении или же хотите "задать им трепку", "чтоб не повадно было"?
- Да.
- Нет.
2. Можете ли вы говорить сорок минут на любую заданную тему, даже если вы в ней не очень ориентируетесь?
- Да.
- Нет.
3. Часто ли окружающие обсуждают с вами свои предварительные планы или замыслы?
- Да.
- Нет.
4. Легко ли вы смиряетесь с предоставлением вашим коллегам привилегий и прав, которыми до сих пор обладали только вы?
- Да.
- Нет.
5. Пытаетесь ли ли вы любой ценой уйти от ответственности в случае неудачи?
- Да.
- Нет.
6. Считаете ли вы себя бесспорно компетентным в своей профессиональной области?
- Да.
- Нет.
7. Испытываете ли вы потребность спорить? Быстро ли переводите дискуссию в непримиримый спор?
- Да.
- Нет.
8. Часто ли люди отмечают вашу решительность и бескомпромиссность?
- Да.
- Нет.
9. Бывает ли, что люди с самого начала предпочитают вести с вами беседу в просящем или оборонительном тоне?
- Да.
- Нет.
10. Можете ли вы длительное время слушать выступление о "дублоидном гидрокинезе с расширенной функцией дикинестезации кароидных элементов" так, чтобы все поверили, что это вам на самом деле интересно?
- Да.
- Нет.
Подсчет баллов.
Начислите себе 3 балла за ответы "да" в вопросах 2, 3, 4, 6, 10 и за ответы "нет" в вопросах 1, 5, 7, 8, 9. За остальные ответы начислите 0 баллов. Подсчитайте сумму баллов. Если у вас больше 21 балла, ты вы годитесь на эту роль.
а) Конечно, скажете ему об этом.
б) Промолчите, просто поздравив его с приобретением.
2. Коллега восторженно рассказывает о телевизионной передаче, которую вы считаете неинтересной. Вы говорите:
а) «Я её видел, но нужно посмотреть ещё раз».
б) «Я её однажды видел, и она мне совсем не понравилась».
3. Если вас мучает какая-нибудь мелочь (головная боль, незначительная семейная ссора и т. п.), вы:
а) делитесь ею не только с друзьями, но и просто со знакомыми;
б) храните это в себе.
а) скажете, кто, по вашему мнению, виноват, а кто прав;
б) воздержитесь от прямых выводов.
5. Встретив человека, имя которого запамятовали, вы:
а) смущённо пытаетесь выбраться из неловкого положения;
б) открыто признаётесь, что не помните.
6. Если вы куда-нибудь приглашены, для вас важнее:
а) одеться так, чтобы вы себя чувствовали наиболее комфортно;
б) подобрать одежду, как того требует обстановка, даже если в ней вы будете ощущать себя не вполне уютно.
7. По ошибке вы назначили две встречи на один и тот же день. Куда в таком случае пойдёте?
а) На встречу, которая была назначена ранее.
б) На более приятную встречу.
8. Вы не одобряете новое хобби вашего приятеля. Если он спросит ваше мнение, вы:
а) уклонитесь от прямого ответа;
б) ясно дадите понять, что его увлечение вам не нравится.
9. В гостях кто-то рассказывает байку, которую уже не раз слышали. Вы:
а) скроете это;
б) непременно намекнёте, что байка с бородой.
Подсчитайте баллы, пользуясь таблицей
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
| а | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| б | 1 | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 |
0-3 балла. Ваша откровенность может восприниматься окружающими превратно. Избегайте спонтанно сообщать обо всех своих размышлениях, будьте более гибки — и тогда, поверьте, у вас станет меньше проблем во взаимоотношениях с людьми.
4-6 баллов. В целом находить общий язык с людьми вы умеете. Однако порой, когда начинаете говорить очень откровенно, встречаете трудности. Старайтесь проявлять больше такта. А если вам хочется сделать критическое замечание, пытайтесь делать его не громко и эмоционально, а в мягкой форме. И не прилюдно, а наедине. Это даст куда больший эффект и поможет избежать конфликтной ситуации.
7-9 баллов. Вы довольно-таки хорошо чувствуете тех, кто рядом, и, как правило, ведёте себя достаточно дипломатично, редко отталкиваете от себя людей.